Datoer, tall og sitater: sjekkrutiner du kan ta i bruk før jul

Når oktober er godt i gang, ligger mange videoprosjekter midt mellom manus og opptak. Bedriftsvideoer skal ut før årsskiftet, og undervisningsfilmer skal være klare til vårsemesteret. Da er det lett å la årstall og sitater gå uprøvd gjennom, fordi alt annet haster. Jeg har sett at det er nettopp i disse ukene at små feil slipper inn og blir stående i ferdig film.

Derfor foreslår jeg at du setter av en fast, kort økt til datoer, tall og sitater før du bestiller studio, innleser eller grafiker. Det koster lite å rette en setning i et dokument. Det koster mye mer å klippe om en ferdig video fordi et årstall viste seg å være feil.

Rutinen under er den samme jeg viser på kurset. Den krever ingen spesialverktøy, bare et manus, tilgang til originalkildene og et notatark der du fører inn hva du har kontrollert.

Les manuset med en markeringspenn, eller bruk kommentarfunksjonen i tekstbehandleren, og marker hvert årstall, hver mengde, hver prosentandel og hvert sitat. Ikke vurder noe ennå. Målet er bare å få oversikt over hvor mange enkeltpåstander du faktisk har å gå gjennom, og hvor tett de ligger.

Mange blir overrasket over antallet. Et manus på to sider kan inneholde tjue verifiserbare detaljer, og de fleste står i bisetninger der ingen la merke til dem under skrivingen. Det er også her tall som «omtrent» og «nesten» gjemmer seg, og de bør du avklare like grundig som de nøyaktige.

Overfør merkingen til et notatark med en rad per påstand. Der skriver du hva som står i manuset, hvilken kilde du mener det kommer fra, og en tom rute for resultatet av kontrollen. Da kan en kollega ta over arbeidet uten å spørre deg om noe.

• Merk årstall, tall, prosenter og sitater i hver sin farge
• Én rad per påstand i notatarket
• Ta med bisetninger og tall som er formulert vagt

Når du kontrollerer en dato, åpner du kilden og leser den på nytt. Det virker opplagt, men i praksis stoler vi på det vi husker at kilden sa, eller på en annen tekst som refererer til den. Sekundærkilder gjentar hverandres feil, og et årstall kan ha vandret gjennom flere artikler uten at noen har sett på originalen.

Vær spesielt oppmerksom på forskjellen mellom når noe skjedde, når det ble vedtatt og når det ble publisert. I undervisningsvideo blandes disse ofte sammen. Sjekk også om en rapport gjelder året den ble utgitt eller året tallene ble samlet inn, for de to kan ligge flere år fra hverandre.

Skriv ned hvilken versjon av dokumentet du har brukt, og når du leste det. Nettsider endres, og en side som sa én ting i høst kan si noe annet i vår. Et kort notat om dato for lesing gjør det mulig å forklare en avvikende opplysning senere.

Tall krever mer enn å lese av. Sjekk enheten, for eksempel om det står tusen eller millioner, kroner eller prosent, og hva tallet er regnet av. En andel på tretti prosent betyr ulike ting avhengig av om grunnlaget er alle ansatte, alle som svarte på en undersøkelse eller alle som fullførte et løp.

Regn selv gjennom enkle utregninger i manuset. Hvis du skriver at noe har doblet seg, finn begge tallene og kontroller at forholdet stemmer. Hvis du skriver at noe har gått ned med femti prosent, sjekk at du ikke har snudd retningen. Slike feil oppstår ofte når manuset er redigert flere ganger.

Når tallet kommer fra en tabell, noter hvilken tabell og hvilken rad og kolonne du leste det fra. Avrunding er også verdt et notat. Sier manuset «rundt hundre», men kilden oppgir åttisju, er det fortsatt greit å avrunde, men da bør du ha valgt det bevisst.

• Sjekk enhet og grunnlag, ikke bare selve tallet
• Regn om alle «dobling» og «halvering» for hånd
• Noter tabell, rad og kolonne i notatarket

Et sitat som står i anførselstegn i manuset, skal stemme tegn for tegn med originalen. Finn originalen, ikke en gjengivelse, og lim inn den aktuelle passasjen ved siden av manusteksten. Sammenlign setning for setning. Små forskjeller, som et manglende ord eller en endret ordstilling, er vanlige og endrer ofte betydningen mer enn man tror.

Se også på sammenhengen rundt sitatet. Et korrekt gjengitt utdrag kan likevel gi feil inntrykk hvis det som står før eller etter, snur meningen. Les minst avsnittet rundt, og vurder om sitatet representerer det personen eller dokumentet faktisk mente.

Er sitatet oversatt, skriv det i manuset og notatarket, og hold det adskilt fra originalspråket. Er det kortet ned, bruk tydelig markering av utelatelser. Kan du ikke finne originalen, bør du ikke bruke sitatet som ordrett. Skriv heller en egen setning om innholdet, og oppgi hvor du fant omtalen.

Når alle rader har et resultat, går du gjennom arket en gang til. Sorter påstandene i tre grupper: kontrollert mot original, kontrollert mot sekundærkilde, og ikke bekreftet. Den siste gruppen er den viktigste å ta stilling til. Enten finner du bedre kilder, eller du omformulerer, eller du tar påstanden ut.

Send manuset og notatarket sammen til den som skal godkjenne. Da ser mottakeren både teksten og grunnlaget, og kan stille spørsmål uten å måtte gjenta arbeidet. Skriv merknadene korte og konkrete, for eksempel hvilken linje som er endret og hvorfor.

Ikke vent med å lage rutinen til du har det travelt. Prøv den på ett kort manus nå i høst, så ser du hvor lang tid den tar for deg. Da kan du planlegge sjekkrunden inn i prosjektene som kommer etter nyttår, i stedet for å presse den inn i siste liten.

• Del påstander i kontrollert, delvis kontrollert og ubekreftet
• Send notatarket sammen med manuset
• Prøv rutinen på ett kort manus før du bruker den bredt